Внутренние документы – регуляторы документационного обеспечения управления

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют пра¬вовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения (об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности), вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам о должностных инструкциях.

Должностная инструкция

Наряду с правовой регламентацией организации и деятельности структурных подразделений не менее важным является определение правового статуса должностных лиц - исполнителей, которые осуществляют конкретные управленческие действия. Документом, который это регламентирует, является должностная инструкция.

Помимо правового статуса работников должностные инструкции определяют разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, устанавливают взаимосвязи между отдельными должностями.

Основная цель должностных инструкций заключается в закреплении трудовых функций работников, установлении квалификационных требований к работнику, занимающему конкретную должность. В их число включаются требования к уровню образования, опыту работы, профессиональным знаниям и навыкам.

В соответствии с установленными требованиями этот документ оформляют на бланке организации, если она не имеет внутренней организационной структуры, или на бланке структурного подразделения.

Это означает, что обязательными реквизитами инструкции являются:

• наименование организации (структурного подразделения);

• наименование вида документа;

• дата;

• место составления или издания документа;

• заголовок к тексту;

• гриф утверждения.

Структура текста должностной инструкции в отличие от текста положения о подразделении унифицирована и состоит из следующих разделов:

• общие положения;

• функции;

• обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения.

Все эти позиции позволяют дать полное описание деятельности работника, занимающего определенную должность.

Основное внимание уделяется содержанию разделов инструкции. При ее составлении следует учитывать ряд обязательных условий.

Во-первых, положения и должностные инструкции разрабатываются как взаимосвязанные и взаимодополняющие документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций службы или отдела в целом.

Во-вторых, должностные инструкции являются более детальными документами, чем положения о подразделениях, на основе которых они составляются. При их разработке используется ряд нормативных документов, в числе которых Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Использование этих документов значительно облегчает работу по составлению должностных инструкций и позволяет сделать инструкции более конкретными, четко определить в них должностные обязанности работников и требования к их квалификации.

Текст раздела "Общие положения" должен содержать сведения о наименовании должности в соответствии со штатным расписанием; категории персонала (специалист, технический исполнитель); порядке замещения должности (кем назначается и освобождается от должности данный работник, кто его замещает во время отсутствия); профессиональных требованиях. Так же, как в положениях о структурных подразделениях, в должностной инструкции должны быть указаны основные нормативные акты и внутренние документы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В раздел "Функции" включают подробную информацию о деятельности работника: основное направление деятельности; главные задачи, решаемые работником; сведения обо всех видах работ с их последовательным перечислением.

При формулировке текста раздела, закрепляющего функции, важно не пропустить какие-либо действия, операции, выполняемые работником. Не менее важным является исключение их двусмысленного толкования. Например, действия по составлению планов могут быть выражены следующими формулировками: "Составление планов работы..."; "Организация составления планов работы..."; "Участие в работе по составлению планов работы...". Первая формулировка означает, что работник выполняет эту работу самостоятельно, вторая - что он руководит составлением планов, отвечает за это, и, наконец, третья формулировка означает распределенное участие работника в данной работе. Закрепленные таким образом функции означают не только разную степень самостоятельности работника, но и разную степень его ответственности за выполнение работы.

С функциями непосредственно связаны обязанности работников, то есть определение того, что нужно делать работнику для выполнения закрепленных за ним функций. В раздел "Обязанности" часто включают и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Например, в инструкции может быть записано, что работник обязан: сохранять конфиденциальность служебной информации, соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и Кодекс корпоративной этики и т. п.

Не менее важно закрепить в инструкции права работника (например, право принимать решения по определенным вопросам, представлять организацию (или структурное подразделение) за ее пределами, требовать необходимую для работы информацию и др.); установить меру и виды его персональной ответственности за ненадлежащее выполнение им своих служебных обязанностей; определить информационные взаимосвязи работника с другими подразделениями и должностными лица­ми (от кого получает и кому передает документы, виды документов и сроки их передачи и т. п.).

Действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы определяются качеством этих документов.

Включение в текст таких формулировок, как, например: "В функции работника входит качественное выполнение всех поручений руководителя отдела" не может отвечать назначению должностной инструкции. Составление внутренних нормативных актов не должно быть формальной бюрократической процедурой.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности работников конкретной организации. Нужно обратить внимание, что должностная инструкция разрабатывается на должность, указанную в штатном расписании, а не для конкретного работника, что нередко путают.

Работавший в прошлом в данной должности сотрудник, работник, замещающий его в настоящее время, или работник, который будет принят на эту должность в будущем, должны занимать одинаковое организационно-правовое положение, выполнять одни и те же функции и иметь те же права и обязанности.

Как уже говорилось, деятельность руководителя регламентируется положением о подразделении. Однако если в положение не включен раздел "Руководство", может быть разработана и должностная инструкция руководителя.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем соответствующего подразделения, визируются юридической службой. Если есть вышестоящий руководитель, непосредственно курирующий данный отдел или службу (например, заместитель генерального директора, главный технолог и т. п.), он также проставляет свою визу на документе.

Так же, как и положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются руководителем организации, например генеральным директором.

Нужно иметь в виду, что в соответствии с Трудовым кодексом работодатель обязан не только определить трудовые функции работника, но и при приеме на работу ознакомить его с действующими локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (это относится, прежде всего, к должностной инструкции). Следовательно, такие документы предоставляются работникам под расписку.

Отдельную группу составляют локальные нормативные акты (организационные документы), которые регулируют организацию конкретных сфер деятельности, в том числе документационное обеспечение управ­ления, или проведение каких-либо мероприятий. Внутренними документами, определяющими порядок и особенности документационного обеспечения управления (ДОУ), являются инструкции, положения, регламенты. Они составляют нормативно-методическое обеспечение ДОУ, то есть закрепляют обязательную для организации методику выполнения конкретных работ или операций по документационному обслуживанию. Об этих документах читайте в следующем номере журнала.