Возможна ли «социальная» СЭД? Где может быть востребована «социальная» СЭД?

Социальность – один из главных современных трендов на рынке ИТ. Возможна ли «социальная» СЭД? Можно ли совместить традиционную ориентацию СЭД на поддержку вертикальной иерархической системы управления и горизонтальное социальное взаимодействие?

Специалист службы ДОУ, г. Уральск

Давайте для начала уточним понятие «социальность» применительно к системам электронного документооборота: это не использование в СЭД инструментов социальных сетей и не СЭД на основе корпоративной социальной сети. Под «социальной» системой электронного документооборота следует понимать принцип горизонтального взаимодействия сотрудников при решении деловых задач (а не только иерархического/вертикального, чем, как правило, характеризуются классические, «несоциальные» СЭД). 

Нужно иметь в виду, что горизонтальное взаимодействие в «социальных» СЭД не отменяет традиционную (как вы справедливо заметили) для системы электронного документооборота поддержку вертикальной иерархической системы управления и не входит в противоречие с ней. Эти два принципа в новом типе систем взаимодействуют, помогая друг другу, обеспечивая более эффективное и быстрое решение деловых задач организации и позволяя руководителю переключиться на по-настоящему важные задачи. 

Например, при строго вертикальном взаимодействии сотрудник одного отдела/департамента может связаться с коллегой из другого отдела только при участии руководителя. 

Социальная СЭД, обеспечивающая возможность горизонтального взаимодействия (не отвлекая руководителя), помогает снять бюрократические барьеры в коммуникациях, общаться напрямую, экономит время и подчиненным, и их начальству. И более того, руководитель не будет вынужден выполнять по сути не свойственную ему функцию посредника (передаточного звена). 

Социальные инструменты в системах электронного документооборота служат для обеспечения групповой работы и взаимодействия пользователей, предоставляя им возможность получения поддержки от экспертов при решении бизнес-задач
в удобном формате, напоминающем социальную сеть.

Например, в текущей версии СЭД «CompanyMedia» социальная среда выглядит как встроенный сервис обсуждения, с помощью которого рабочая группа обсуждает выполняемую задачу (назовем ее кейсом). При этом все элементы задачи-кейса (события, сообщения, участники обсуждения и т. п.) отражаются в виде timeline – своего рода ленты событий в хронологическом порядке. 

Профили участников кейса представлены на отдельной вкладке – это дает возможность легко привлекать нужного сотрудника к обсуждению, совместной работе, принятию решений. 

Социальное взаимодействие в рамках кейса помогает исключить дублирование файлов и распространение множества версий, что обычно происходит при использовании почты, общих дисков и файловых серверов; позволяет пользователям совместно использовать и контролировать контент. 

Социальное измерение является дополнением к другим видам взаимодействия, оно не устраняет их. Смещение к этой модели общения от «спонтанных горизонтальных коммуникаций» (посредством телефонных звонков, электронной почты, сервисов мгновенных сообщений) дает возможность повысить степень документированности процессов и проектов. 

При этом поддержка иерархической вертикали управления с классическими элементами документооборота (поручениями, резолюциями, отчетами об исполнении) сохраняется там, где она необходима или попросту удобна – например, там, где компания/организация обязана по закону следовать жестко
описанным регламентам. 

Но там, где бизнес-цели требуют оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений, у социальности в рамках СЭД большие перспективы.

Где может быть востребована «социальная» СЭД?

В компаниях каких масштабов и каких отраслей может быть востребована «социальная» СЭД?

Начальник делопроизводственного подразделения, г. Оренбург

Социальная СЭД будет востребована практически везде, где ответственность за достижение результата может быть доверена (делегирована) непосредственным исполнителям бизнес-задач, там, где жестко бюрократический вертикальный стиль управления не является обязательным. При организации горизонтального взаимодействия в «социальной» СЭД руководитель вместо рассмотрения задач своих подчиненных (как было раньше в классических СЭД, когда все сколько-нибудь значимые документы проходили у него одобрение) сможет уделять больше времени принятию ответственных решений и реализации собственных замыслов, поручив в рамках «социальной» СЭД решение массы задач исполнителям.

По нашей оценке, наиболее востребованным использование социального взаимодействия может оказаться в юридических и страховых компаниях, банках и государственных органах. Технологически для этого все готово – для внедрения горизонтальных коммуникаций между сотрудниками нужно только волевое решение руководства.

Например, в случае общения двух государственных ведомств социальные инструменты в СЭД дают возможность запросить необходимые сведения напрямую, вместо того чтобы подключать традиционную властную вертикаль.

Еще раз подчеркнем, что горизонтальная составляющая не подменяет и не отменяет традиционное вертикальное взаимодействие – каждый из двух алгоритмов используется в зависимости от конкретной ситуации. 

В качестве еще одного примера возьмем работу департамента документационного обеспечения банка, который занимается приемом огромного числа документов из Центробанка, от контрагентов и т. д. По формальным регламентам все активности финансовой организации фиксируются в рамках традиционного жизненного цикла документов – в этом случае взаимодействие по определению может быть только вертикально-иерархическим. Но внутри самого банка существуют различные комитеты, рабочие группы, департаменты, которые могут эффективно использовать социальную среду, коллективное взаимодействие, сетевой принцип коммуникаций для решения текущих деловых задач. 

Сегодня электронный документооборот, даже вышедший за пределы канцелярии, живет пока по правилам классического делопроизводства. Использование в СЭД социальных инструментов для коллективной работы над кейсами позволит изменить эту ситуацию и перейти от бумажных регламентов электронного документооборота к новым правилам, более приближенным к современным условиям ведения бизнеса, а значит, к более эффективной деятельности.

Автор: Василий Редькин, менеджер по работе с клиентами, компании «ИнтерТраст»
Источник: "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №7, июль 2013