Главная Пресс - центр Статьи и интервьюВозможности СЭД в области построения отчетов по документам и анализа информации

Возможности СЭД в области построения отчетов по документам и анализа информации

01.11.2012

Какие возможности есть у систем электронного документооборота в области построения отчетов по документам, анализа информации?

Ведущий специалист службы ДОУ, г. Самара

Построение отчетов по документам и поручениям по ним – одна из важнейших функций систем электронного документооборота.

Как правило, подобный сервис позволяет пользователю получить полную информацию о состоянии дел по документам в рамках всей компании (если у него есть на это право).

В частности, пользователь может узнать, какое количество документов/поручений и какие именно документы/поручения по документам исполнены (в срок, с нарушением срока), не исполнены или уже сняты с контроля в связи с исполнением.

Он также при необходимости может получить информацию о том, на какой стадии обработки находится тот или иной документ: рассматривается, согласовывается или уже подписан; каким пользователем/группой пользователей документ в данный момент отрабатывается.

Отчеты могут строиться по различным типам документов или по их совокупности, за разные периоды времени (год, месяц, неделю, день и пр.), по разным офисам, отделам, группам пользователей, каждому сотруднику отдельно.

Таким образом, с помощью данной функции системы можно получать актуальную информацию по документам, по исполнению резолюций и поручений в различных разрезах в зависимости от того, какие вопросы интересуют пользователя, какие он в связи с этим ставит задачи и задает параметры формирования отчета.

Руководителю данный функционал помогает контролировать исполнительскую дисциплину своих подчиненных, оценивать их загрузку, легче ориентироваться в результатах работы компании.

Рядовой сотрудник может использовать подобный сервис для собственных задач: быстро получить информацию о том, какие документы, поручения по ним он выполнил или пока не отработал и в зависимости от этого грамотно спланировать свое рабочее время.

Отчеты строятся в режиме реального времени и на текущий момент, что позволяет получить актуальную картину по исполнительской дисциплине и состоянию дел.

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного пользователя. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

отчет о текущей занятности сотрудников;
отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);
отчет о просроченных поручениях.

Кроме того, для типовых отчетов, которые используются наиболее часто, разработаны или легко могут быть созданы шаблоны (в Word, Excel, XML, HTML и прочих форматах), упрощающие построение отчетов.

Для более наглядного отражения информации по отчетам возможно предоставление информации не только в табличной форме, но и в виде графических диаграмм. Такой вид предоставления отчетов более удобен для руководителей высшего и среднего уровня.

Таким образом, сервис построения отчетов представляет собой универсальное средство, дающее пользователю возможность самостоятельно проектировать и создавать или использовать уже готовые отчеты любой сложности по активностям всей компании. Не нужно собственноручно искать документы и информацию по ним в массе баз данных – достаточно воспользоваться сервисом построения отчетов, задав необходимые параметры. Такая возможность системы электронного документооборота существенно сэкономит силы и время пользователей и руководителей компании.

Контроль исполнительской дисциплины за 2012 год