Законодательство и автоматизация делопроизводства

В августе 2006 г. постановлением Правительства РФ от 15.08.06 № 502 "О внесении изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010 годы)" была принята вторая редакция Федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002-2010 годы)". Эта Федеральная целевая программа интересна тем, что она задает общую цель - внедрение современных информационных технологий в работу правительственных структур, всех государственных и муниципальных учреждений, организаций.

Общая концепция внедрения современных информационных технологий в работу государственного аппарата, так называемая концепция электронного правительства (e-government) зародилась на Западе в конце 1990-х гг., по мере массового появления компьютерной техники во всех учреждениях и понимания широчайших возможностей компьютерных технологий для повышения эффективности работы управленческого аппарата. На правительственном уровне осознали, что для того чтобы получить реальный ощутимый эффект от компьютерных технологий, мало установить компьютер у каждого служащего и научить его им пользоваться: надо внедрить комплексные информационные системы, которые позволят наиболее эффективно использовать возможности компьютерных технологий. Тогда в большинстве стран мира и появились правительственные программы типа eEurope.

eEurope - это программа, цель которой - информатизация объединенной Европы. В ее рамках были реализованы различные проекты в ряде стран, направленные на повышение качества услуг населению и упрощение доступа к Интернету.

Федеральная целевая программа "Электронная Россия"

Согласно мировым тенденциям и в нашей стране в начале 2000-х гг. распоряжением Правительства РФ от 12.02.01 № 207-р было принято решение о разработке подобной программы. Она была принята постановлением Правительства РФ от 28.01.02 № 65 "О Федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" (далее - Программа) практически одновременно с Законом от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Принятие в августе 2006 г. второй редакции Программы свидетельствует о том, что вопросы информатизации управленческих структур, министерств и ведомств остаются в фокусе внимания государства.

Так как в настоящее время практически все министерства и ведомства имеют свои информационные системы, построенные на самом разном программном обеспечении и часто несовместимые между собой, на первый план выходит задача межведомственного взаимодействия. Поэтому в качестве основной цели Программы заявлено "повышение качества и эффективности государственного управления на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и коммуникационных технологий".

Еще одна цель Программы - повысить эффективность взаимодействия государственных структур с гражданами, придать работе государственного аппарата большую открытость, обеспечив граждан информацией о работе государственных структур. Поэтому в Программе зафиксировано "расширение возможности доступа граждан к информации для реализации своих конституционных прав, в т. ч. к сведениям о деятельности органов государственной власти, обеспечение непосредственного участия институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления".

На решение этой задачи было направлено и постановление Правительства РФ от 12.02.03 № 98 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти".

Еще одна проблема - это защита персональных данных граждан. Этот вопрос особенно остро встал именно в связи с массовым внедрением информационных технологий.

Если при работе с бумагой несанкционированный доступ, копирование были возможны в отношении отдельного документа или дела, то сегодня с широким распространением баз данных мы наблюдаем ситуацию, когда повсеместно происходит утечка баз данных со сведениями о сотнях тысяч граждан и организаций, которые потом продаются на компакт-дисках всем желающим. Поэтому массовое внедрение информационных систем, хранящих данные обо всех гражданах нашей страны, требует обеспечения конфиденциальности этой информации.

На решение этой проблемы направлен и принятый одновременно со второй редакцией Программы Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ "О персональных данных". Соответственно и в Программе записана цель обеспечения "защиты и безопасности данных, используемых для целей государственного управления, прав граждан на защиту персональных данных и реализацию их законных интересов при информационном взаимодействии с органами государственной власти".

В предыдущем номере журнала автором уже рассматривался вопрос правовой основы использования электронно-цифровой подписи*. Эта технология, позволяющая придать электронным документам юридическую силу наравне с их бумажными аналогами, пока что в нашей стране используется только на уровне двустороннего взаимодействия с отдельными ведомствами, например, для подачи налоговой отчетности, передачи документов в таможенные органы и т. п., причем все эти системы не унифицированы и не взаимодействуют между собой. Поэтому одна из целей Программы - "придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с населением и организациями путем использования электронной цифровой подписи".

Еще одна проблема - неэффективность использования государственных средств на автоматизацию. При наличии унифицированных систем автоматизации ДОУ, полностью соответствующих требованиям российского делопроизводства, многие ведомства закупают самые разные программные средства, применяют заказные разработки. При этом выделенные средства расходуются неэффективно, так как для каждого ведомства заново разрабатывается система для работы с документами сходной функциональности, уже сделанные наработки повторно не используются. Поэтому в Программе поставлена и цель повышения "эффективности управления внедрением информационных и коммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти".

И последняя цель, декларируемая Программой, - это "повышение уровня квалификации и профессиональной подготовки работников органов государственной власти в сфере использования информационных и коммуникационных технологий". Это тоже очень важный пункт, так как без обучения сотрудников работе с компьютерной техникой, эффективному использованию установ­ленных программ ничего не получится.

Организация эффективного информационного взаимодействия на межведомственном уровне

В соответствии с перечисленными целями Федеральная целевая программа "Электронная Россия" предусматривает обеспечение "эффективного межведомственного информационного взаимодействия на основе внедрения системы межведомственного электронного документооборота". Соответственно и одним из критериев реализации Программы установлено "количество органов государственной власти, имеющих абонентские пункты доступа к информационной системе межведомственного электронного документооборота".

Как отмечается в Программе, «приоритетным направлением формирования "электронного правительства" является максимально возможный перевод документооборота и информационного взаимодействия органов государственной власти в электронную форму. Организация эффективного информационного взаимодействия на межведомственном уровне с использованием возможностей современных информационных и коммуникационных технологий позволит обеспечить новое качество государственного управления и создаст реальную основу для повышения оперативности предоставления и качества государственных услуг".

Взаимодействие министерств и ведомств может осуществляться посредством:

• обмена данными между отдельными государственными инфор­мационными системами;

• доступа органов государственной власти к сведениям, содержа­щимся в государственных информационных системах;

• межведомственного электронного документооборота.

Целью выполнения мероприятий указанного направления является повышение эффективности государственного управления за счет обеспечения оперативного межведомственного информационного взаимодействия органов государственной власти в электронном виде в рамках выполнения возложенных на них функций.

Предусмотрено выполнение ряда мероприятий:

• разработка стандартов и протоколов обмена данными в элек­тронном виде на межведомственном уровне;

• создание федерального центра управления межведомственным информационным обменом и доступом к данным государствен­ных информационных систем (федеральный информационный центр);

• формирование системы удостоверяющих центров в области использования электронной цифровой подписи;

• создание защищенной межведомственной системы электронного документооборота;

• обеспечение регламентированного доступа органов государственной власти к данным государственных информационных систем;

• интеграция государственных информационных систем в рамках решения конкретных задач государственного управления.

На начальном этапе реализации Программы планируется создание единой системы электронного документооборота Администрации Президента РФ и аппарата Правительства Российской Федерации.

Также Программа предусматривает такие направления, как разработка стандартов, регламентирующих порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти и населением, а также контроль за использованием государственных информационных систем.

Еще один важный раздел программы уделяет внимание обеспечению удаленного доступа заинтересованных органов государственной власти, граждан и организаций к сведениям, содержащимся в государственных информационных системах, за счет размещения их юридически значимых достоверных копий в федеральном информационном центре и поддержания их актуальности.

Создается информационная система ведения реестра государственных услуг и обеспечения информационной поддержки населения, а также отрабатываются процедуры раскрытия информации из государственных информационных систем, в т. ч. электронных регистров, реестров, кадастров, обеспечивающие предоставление государственных услуг в электронном виде, а также с использованием сети Интернет.

В глобальном плане это означает, что вместо обращения в государственные структуры для получения той или иной справки достаточно будет подключиться к Интернету и получить всю необходимую информацию.

В целях создания условий для оперативности повышения качества подготовки управленческих решений органами государственной власти на основе внедрения современных информационных и коммуникационных технологий, а также эффективного выполнения ими своих функций следует обеспечить внедрение соответствующих информационно-аналитических систем.

В первую очередь, Программа предусматривает внедрение со­ответствующих систем в аппаратах Президента РФ, Правительства РФ и Федеральном Собрании (Государственной Думе и Совете Федерации). Однако реализуемые технологии в дальнейшем могут быть распространены и на другие министерства и ведом­ства, так как в Программе заложено создание фонда программных решений, разработанных для органов государственной власти и управления для их повторного использования.

В целом принятие Программы еще раз подтвердило внимание государства к вопросам компьютеризации и информатизации. Это показывает, что наша страна движется в том же направлении, что и весь мир, и внедрение современных автоматизированных систем управления документами, электронного документооборота и дело­производства в каждой конкретной организации - всего лишь вопрос времени. И если, например, сегодня только посольство США уже прекратило прием документов на выдачу визы в бумажной форме, то недалек тот день, когда значительная часть взаимодействия между всеми организациями, предприятиями, государственными и коммер­ческими структурами будет происходить в электронной форме.

Поэтому еще раз хочется обратить ваше внимание на важность тщательного выбора средств автоматизации делопроизводства, так как наличие возможностей экспорта-импорта данных в стандартных форматах, интеграции с другими системами, широкая распространенность выбранного вашей организацией программного обеспечения является залогом того, что включение в систему межведомственного документооборота произойдет максимально безболезненно и не потребует полной замены используемого программного обеспечения.