Жизнь документа в системе электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД), автоматизирующие делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы, все чаще внедряются и используются для организации "с нуля" или оптимизации уже выстроенного документационного обеспечения управления. Это обусловлено необходимостью соответствия компаний увеличивающемуся темпу развития рынков, на которых они работают, требованием более четкой структуризации бизнес-процессов и обеспечения прозрачности деятельности компаний для более эффективного управления ими. Большинство предприятий и организаций уже перешли если не на полностью, то частично автоматизированный документооборот (иногда его называют смешанным, когда лишь какая-то часть процессов выполняется в СЭД, например, работа с договорами осуществляется в системе, а с обращениями граждан – нет).

Жизненный цикл документа в системах электронного документооборота

Наиболее распространенная область автоматизации документопотоков – делопроизводство. Системы электронного документооборота, автоматизирующие делопроизводство, как правило, состоят из модулей (функциональных частей), соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. В свою очередь, каждый модуль может состоять из нескольких баз данных: одна, основная, для работы с документами текущего года, другие – для работы с документами предыдущих лет.

Кроме того, СЭД предусматривает возможность раздельного хранения карточек и содержания документов, что значительно увеличивает скорость работы пользователей с системой. Это реализуется с помощью базы электронных оригиналов документов, которая может быть единой для всех делопроизводческих модулей или отдельной для каждого модуля. Карточка документа в соответствующей базе содержит ряд обязательных реквизитов и ссылку на документ содержания, находящийся в базе электронных оригиналов. Электронный оригинал документа представляет собой карточку с минимальным набором реквизитов основного документа и собственно содержанием – оригиналом документа (вложенный файл, сканированное изображение или текст).

Современные системы электронного документооборота по охвату бизнес-процессов максимально приближены к документообороту бумажному. Помимо учета и хранения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, СЭД поддерживают процессы согласования, ознакомления, подписания, регистрации. Доступна возможность создания резолюций и поручений по документам, контроль исполнения как самих документов, так и резолюций и поручений.

Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки. Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически – значениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией.

Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию.

При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ – лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном – в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиоз указанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование.

Если в организации приняты определенные сценарии согласования, целесообразно использовать шаблоны. Шаблоны согласования создаются для каждого вида документа каждого модуля системы, в них задается тип согласования и список участников. Параметры согласования, указанные в шаблоне, могут быть доступны для редактирования или жестко закреплены.

Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ "Результат согласования", в котором указываются все визы и комментарии участников.

При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи, а также отменить ранее поставленную подпись, если документ подписан, но еще не зарегистрирован.

Подписанный или неподписанный документ направляется на регистрацию делопроизводителям соответствующего подразделения. Нумерация документов производится в соответствии с принятым в организации порядком формирования номера. При автоматической регистрации используются типовые счетчики, при ручной регистрации номер вводится делопроизводителем в соответствующие поля документа.

Зарегистрированный документ может быть направлен на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатор создает документ (лист ознакомления), в котором задает список участников процесса. Участникам рассылаются уведомления. По окончании процесса ознакомления в базе для соответствующего документа создается документ "Результат ознакомления".

На входящие и внутренние документы может быть наложена резолюция, по организационно-распорядительным документам создаются поручения. Резолюции и поручения заводятся в системе отдельными карточками, в которых указываются исполнители и срок исполнения. Каждый исполнитель может быть поставлен на контроль. Значительное преимущество СЭД заключается в автоматическом контроле исполнения резолюций и поручений: для каждого сотрудника, поставленного на контроль, формируется своя контрольная карточка задания. В соответствии с указанной автором задания периодичностью исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения. После снятия исполнителя с контроля и при полном исполнении резолюции/поручения эта информация автоматически заносится в контрольную карточку задания. Также в контрольной карточке задания отражается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции/поручению исполнителем.

В системах электронного документооборота реализован механизм отношения документов в дело согласно номенклатуре дел организации. Документ (а также резолюции, исполнения по нему) может быть отнесен в дело и впоследствии изъят (возвращен) из дела. При сдаче бумажного документа в архив в его электронном аналоге делается запись об этом с указанием дела, тома, листов, акта списания и проставляется дата.

Также современные СЭД осуществляют учет передачи экземпляров документа: для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров, где отмечается вся история передачи экземпляра (когда и кому экземпляр передан, когда возвращен, кому и когда вновь передан).

В стандартный функционал СЭД входит поиск документов по заданному пользователем набору полей (в том числе и полнотекстовый поиск во вложенных файлах), создание отчетов по требованию и критериям пользователя в отвечающей корпоративным стандартам форме и печать отчетов.

Рабочие места в системах электронного документооборота

С тем, чтобы сделать системы электронного документооборота комфортными в эксплуатации широкому кругу специалистов (менеджерам и руководителям, работающим в основном с содержанием документа, предметным специалистам, работающим, как правило, с реквизитами документов), в некоторых из них разработано несколько типов рабочих мест, отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников (сотрудникам доступны именно те функциональные возможности системы, которые им необходимы). Так, например, менеджер может создать документ, согласовать, переслать и т.д., а делопроизводитель/секретарь – зарегистрировать, заархивировать и т.п. При этом документы хранятся в единой системе, только их представление и возможности работы с ними разные для разных групп пользователей.

Защита информации в системах электронного документооборота

Защита информации в системах электронного документооборота включает несколько уровней. Если говорить об отечественных системах на программной платформе Lotus Domino/Notes, широко представленных на российском рынке, то первый уровень защиты в них – это уровень доступа пользователей к базам данных. Доступ может быть задан как для пользователя лично, так и для группы пользователей, в состав которой он входит. Второй уровень защиты – это уровень доступа пользователя к документу: для получения доступа пользователь должен быть указан в документе явно или косвенно (в иерархически ниже - или вышестоящем документе).

Кроме того, в современных СЭД реализован механизм электронной цифровой подписи, применяемый при заверении входящих документов, подписании исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. ЭЦП проставляется на листах согласования, подтверждая подпись инициатора, и на листах-ответах (визах) участников согласования, подтверждая их подписи.

Наличие в системе механизма электронной цифровой подписи позволяет говорить о юридически значимом документообороте, поскольку заверенная электронная подпись становится идентичной по своему содержанию подписи на бумажном оригинале документа.