Национальный стандарт "Управление документами. Общие требования". Перспективы проекта

В середине 2006 г. в редакции журнала прошел круглый стол "Международные стандарты в работе секретарей всех уровней", на котором виднейшие специалисты в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), ученые и ваши коллеги-практики, а также руководители 1Т-компаний обсуждали вопросы необходимости разработки собственного национального стандарта на основе ИСО 15489-2001 "Информация и документация. Управление документами". Прошло время, и мы решили совместно с разработчиками национального стандарта (специалистами ВНИИДАД) и независимыми экспертами организовать еще один круглый стол в редакции журнала и узнать о том, как проходит работа над этим документом.

Расскажите, пожалуйста, нашим читателям о том, как продвигается работа над национальным стандартом на основе ИСО 15489. На какой стадии разработки находится этот документ?

М.В. Ларин, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД

В настоящий момент разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2006 СИБИД "Управление документами. Общие требования" завершена. Публичное обсуждение | стандарта закончено 29 августа 2006 г., о чем сделано соответствующее уведомление на сайте Госстандарта. Все замечания и предложения, поступившие в адрес ВНИИДАД, в установленный срок рассмотрены, многие из них учтены при доработке проекта стандарта. В середине октября проект национального стандарта был согласован на совещании Технического комитета № 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело" Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирования). Проект также согласован в Федеральном архивном агентстве и передан на редактирование в структурное подразделение Ростехрегулирования - "Стандартинформ". После устранения замечаний редактора проект стандарта будет направлен в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии на экспертизу и согласование.

С какими трудностями вы столкнулись в процессе работы над национальным стандартом?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД

Учитывая, что большинство стандартов ИСО принимается у нас в качестве национальных стандартов "методом обложки", то говорить о разработке стандарта в том значении, которое мы привыкли вкладывать в это понятие, наверное, не совсем правильно. Речь идет о подготовке аутентичного (т. е. равноценного) перевода текста стандарта на русский язык. Но сложность как раз в том и заключается, что во многих случаях очень трудно найти соответствие между понятийной базой стандарта и нашей терминологией в области документоведения и документационного обеспечения управления.

Л.Н. Варламова, канд. ист. наук, зам. зав. отделом ДОУ ВНИИДАД

Действительно, основной трудностью при разработке проекта национального стандарта была его терминология. Мы столкнулись с целым рядом проблем. Как известно, существует официальный перевод стандарта ИСО 15489-1 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения", осуществленный Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ). Уже само заглавие этого перевода приводит в недоумение специалистов-документоведов, а ведь стандарт адресован именно им. Понятие "запись" не встречается ни в российском законодательстве, ни в официальных нормативно-правовых актах, ни в литературе по документоведению, ни в практике работы служб документационного обеспечения управления. Поэтому первая трудность заключалась в поиске замены для термина "запись". Мы рассматривали несколько вариантов решения этой проблемы и выбрали, как нам кажется, наиболее разумный. Мы пошли по пути терминологического объединения англоязычных понятий "record" и "document" и перевели их в тексте стандарта как "документ", руководствуясь при этом следующими соображениями.

Во-первых, как я уже говорила, термин «запись» в российском делопроизводстве отсутствует и его введение требует серьезного научного обоснования. Во-вторых, термин "документ" не только устоялся, имеет четкое определение (зафиксированное в законодательстве и нормативно-методических актах) и широко используется в практической деятельности, но и полностью передает заложенную в тексте стандарта смысловую нагрузку используемых там терминов "record" и "document". Помимо уже сказанного в процессе работы возникли проблемы взаимоувязки проекта стандарта с ГОСТ Р ИСО 9000-2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь", где в разделе о документации употреблен термин "запись", заложивший основы досадной путаницы в терминологии сферы ДОУ в системах менеджмента качества.

В связи с этим в адрес ВНИИДАД поступали запросы от специалистов системы менеджмента качества с предложениями выстроить терминологию ИСО 15489 в строгом соответствии с терминологией, принятой в ИСО 9000-2001. При этом свои требования они аргументировали лишь тем, что «уже приноровились к ИСО 9000-2001 и четко разграничивают понятия "запись" ("record") и "документ" ("document")». Причем, по их мнению, к "записям" следует относить такие виды документов, как отчет, приказ, стандарт и т. п., а к "документам"- любую другую информацию на соответствующем носителе.

Совершенно очевидно, что ни один специалист ДОУ не может согласиться с такой постановкой вопроса, тем более что ГОСТ Р ИСО 9000-2001 был подготовлен, к слову, без участия специалистов-документоведов. Нам представляется целесообразным выйти в соответствующие органы с предложением внести в ГОСТ Р ИСО 9000-2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" изменения в части определения терминов "запись" ("record") и "документ" ("document") и привести их в соответствие с принятой в России терминологией. Кстати говоря, во многих отзывах, поступивших к нам от специалистов в сфере ДОУ, высказывается именно такая позиция.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Отмечу, что рассматриваемый стандарт содержит немало непривычных для отечественного делопроизводства понятий: "регулирующая среда", "метаданные", "аутентичность", "конвертация документов" и др. Большинство практиков (секретарей, делопроизводителей, секретарей-референтов и др.) не оперируют такими понятиями в повседневной работе. Однако этот факт ни в коем случае не говорит о "чужеродности" международных стандартов для российского делопроизводства. Напротив, делопроизводство в нашей стране должно развиваться и совершенствоваться в направлении, заданном стандартами ИСО: системно подходить к проблеме управления документами; разрабатывать политику и стандарты в сфере управления документами; определять, распределять и распространять на всех сотрудников организации ответственность и полномочия в области управления документами и т. п. Именно на этот, более высокий уровень, базирующийся на теории управления информационными системами, должно подняться отечественное делопроизводство, постепенно отходя от устаревших, несовременных, изживших себя понятий и технологий.

Надо отдать должное специалистам ВНИИДАД, достойно разрешившим одну из наиболее сложных проблем - терминологическую. Считаю, что они заняли принципиально правильную позицию по вопросу о терминологии ИСО, объединив англоязычные понятия "record" и "document" и переведя их как "документ" в тексте стандарта. Аргументация специалистов ВНИИДАД представляется правильной и обоснованной. Терминология международных стандартов должна быть приведена в соответствие с терминами, принятыми в России.

С какими еще проблемами вам пришлось столкнуться при разработке национального стандарта?

М.В. Ларин, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД

Были у нас и организационные проблемы. Надо сказать, что в системе органов стандартизации отсутствует специализированный технический комитет по вопросам ДОУ и архивного дела, и мы работали над стандартом вместе со специалистами наиболее близкой к нам системы информации - библиотечного и издательского дела (СИБИД). Мы благодарим наших коллег - членов комитета (Ф.Е. Гришину, В.Н. Белоозерова и др.) и его ученого секретаря О.А. Антошкову - за оказанную помощь в работе над проектом стандарта. Без их деятельного участия нам было бы гораздо труднее осваивать это сложное направление деятельности. Вместе с тем, надо решать вопрос о формировании комитета по стандартизации в сфере ДОУ и архивов.

Проект национального стандарта во время публичного обсуждения предос¬тавлялся для рецензирования всем желающим. Какие отзывы и рецензии вы получили? Кто принял участие в обсуждении?

М.В. Ларин, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД

Более 40 организаций, приславших запросы, получили для рецензирования текст первой редакции проекта стандарта от ВНИИДАД по электронной почте. Примерно 10 организаций - членов Технического комитета № 191, являющихся официальными рецензентами стандарта, а также Федеральное архивное агентство, ряд профильных ВУЗов, наших партнеров получили проект национального стандарта официально. Именно они наиболее тщательно подошли к вопросу рецензирования проекта и представили целый ряд обоснованных замечаний и предложений, которые были нами учтены при подготовке второй редакции проекта национального стандарта. Спектр и характер замечаний на проект стандарта нельзя назвать широким и разноплановым: они группируются вокруг терминологии, мелких технических огрехов при оформлении текста, но в целом стандарт получил высокую оценку во всех рецензиях.

Вторая редакция проекта стандарта была подготовлена после завершения публичного обсуждения и была согласована с Федеральным архивным агентством и Техническим комитетом № 191 Ростехрегулирования. Дальнейшая работа идет по отработанной и строго установленной схеме. Кстати говоря, между первой и второй редакцией стандарта имеются принципиальные различия в уровне проработки текста перевода и его адаптации к принятой в России терминологии и правилам изложения на русском языке.

Какова степень заинтересованности в национальном стандарте специалистов сферы ДОУ?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД

Для специалистов в области ДОУ стандарт, безусловно, важен. Во-первых, в стандарте используется термин "управление документами" вместо привычного нам термина "документационное обеспечение управления". Использование слова "управление" придает документационному обеспечению большее значение, больший вес, ставит эту деятельность в ряд управленческих функций. Во-вторых, в стандарте есть четкое указание на то, что в организации должно быть подразделение, осуществляющее управление документами, или работник, отвечающий за организацию работы с документами. В-третьих, стандарт обращает внимание на то, что в организациях должна разрабатываться и поддерживаться стратегия (политика) управления документами.

Важным положением является указание на то, что система управления документами не должна быть чем-то самостоятельным и изолированным: она должна быть интегрирована в систему, поддерживающую бизнес-процессы организации. В стандарте содержится ряд других положений, которые, как мне кажется, позволят службам ДОУ поднять свой статус, придать своей деятельности более значимый характер.

Л.Н. Варламова, канд. ист. наук, зам. зав. отделом ДОУ ВНИИДАД

Говоря о степени заинтересованности специалистов в этом стандарте, не следует ограничиваться только специалистами сферы ДОУ. Интерес к проекту стандарта проявили разработчики автоматизированных систем (АС) ДОУ, систем менеджмента качества (кстати говоря, многие из них высказывали пожелания внести изменения в ГОСТ Р ИСО 9000-2001 в части использования терминов "запись" и "документ"); работники государственных структур и крупных коммерческих организаций и многие другие. И это не случайно.

Дело в том, что стандарт адресован организациям всех форм собственности и организационно-правовых форм, т. е. распространяется на государственные, коммерческие и общественные организации, а также на физических лиц, создающих или использующих документы в своей деятельности. Данный стандарт является аутентичным переводом международного стандарта ИСО. Несмотря на то, что Федеральным законом от 27.12.02 № 184-ФЗ (вступил в силу 01.07.03) "О техническом регулировании" установлен принцип добровольности применения стандартов, данный стандарт должен применяться в организациях, аттестуемых в системе менеджмента качества, т. е. во всех крупных организациях, имеющих интересы за рубежом или отношения с зарубежными партнерами. Кроме того, Россия, как известно, стремится в ВТО, что также способствует внедрению стандарта. Если же рассматривать ситуацию с позиции специалистов служб ДОУ, то в сложившихся условиях, когда эта важнейшая функция ДОУ в государстве не закреплена за каким-либо федеральным органом исполнительной власти, появление данного национального стандарта весьма кстати.

В стандарте четко прописана ответственность должностных лиц за сохранность документов, создаваемых и используемых в подчиненных им организациях. Справедливости ради следует сказать, что наша отечественная Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1988), а также Типовая инструкция по документационному обеспечению управления в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005), разработанные специалистами ВНИИДАД, более детально регулируют функции служб ДОУ, тогда как настоящий стандарт лишь обозначает направления деятельности в этой сфере.

Вместе с тем, вышеназванные отечественные документы адресованы, прежде всего, государственным организациям, кроме того, они не регламентируют проблемы использования электронного документооборота, и в этой связи новый стандарт весьма актуален.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Полагаю, что применение ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2006 позволит сотрудникам служб ДОУ по-новому, с учетом мировой практики работать с документами на всех уровнях управленческой иерархии, независимо от носителя информации, повысит ответственность за их создание. Также использование стандарта обеспечит своевременную обработку и надежное хранение служебной документации, поможет организовать документационные процессы в соответствии с национальными стандартами по управлению качеством и управлению окружающей средой (ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ И ИСО 14001).

Думаю, что применение в делопроизводстве международных стандартов даст возможность изменить традиционный взгляд на эту область управленческой деятельности как на второстепенную, вспомогательную, обслуживающую, не имеющую существенного самостоятельного значения. Содержание ГОСТ Р ИСО 15489-1-2006 прямо отвергает такое отношение к делопроизводству, говоря о необходимости выработки соответствующей политики в области управления документацией, о создании и реализации программ управления документами, о проектировании и внедрении документных систем, об ответственности и подотчетности в области управления документами.

Вместе с тем, я согласна, что применение ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2006 не должно ограничиваться только использованием его положений в службах ДОУ. Считаю, что, прежде всего, этот стандарт должен стать "настольным" документом для руководства каждой организации при решении вопросов документационного обеспечения управления. Естественно, знать содержание стандарта должны и другие сотрудники организации, т. к. все они работают со служебной документацией. Полагаю, что стандартом должны пользоваться не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, т. к. в рамках действующего законодательства они обязаны создавать и хранить определенные массивы управленческой документации.

Как вы оцениваете значение данного стандарта в ряду других нормативных документов Российской Федерации? Что вы можете сказать о своевременности его появления, перспективах его влияния на развитие отечественной нормативной базы делопроизводства?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД

Наши национальные стандарты с принятием Федерального закона "О техническом регулировании" перестали быть нормативными документами по стандартизации. Закон провозгласил принцип добровольности применения национальных стандартов (ГОСТов, ОСТов), но дело даже не в этом. Если бы стандарт ИСО 15489 принимался у нас 20 лет назад, то в нем не было бы необходимости, потому что у нас в стране был нормативный документ, устанавливающий общие, единые для всех правила работы с документами, - Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая более глубоко и детально регламентировала процессы обработки документов, чем ИСО 15489. Но сейчас ЕГСД уже устарела, а обновленная ее версия - Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), к сожалению, нормативного характера не имеет и является рекомендательным документом. Сейчас она также неактуальна и практически не применяется. Поэтому сегодня такой документ, как ИСО 15489 "Информация и документация. Управление документами", безусловно, нужен. Его задача - установить общие принципы управления документами, общие правила создания, обработки, переработки, храпения и использования документов и документной информации, причем, положения стандарта распространяются на все организации (государственные, негосударственные, общественные) и на все виды документов, независимо от вида носителя и способа записи.

С нашей точки зрения, самым важным положением стандарта ИСО 15489 является то, что он не разграничивает понятия "традиционные документы" и электронные документы: и те и другие в нем считаются документами, по отношению к которым применяются общие принципы и процедуры. Стандарт требует от организаций разрабатывать и проводить политику в области управления документами, то есть не только поддерживать систему управления документами в определенном состоянии, но и принимать меры по ее развитию и совершенствованию с учетом стратегии развития самой организации.

Еще один важный момент: ИСО 15489 "ставит крест" на делопроизводстве в нашем старом понимании.

Стандарт касается всех документов организации, отражающих деловые процессы, осуществляемые ею: плановые, отчетные документы, документы бухгалтерского учета, документы по материально-техническому обеспечению и др. Можно сказать, что с принятием этого стандарта для специалистов ДОУ откроется огромное поле для деятельности, что, конечно же, приведет со временем к необходимости пересмотра статуса службы ДОУ и ее роли в деятельности организации в целом.

Особенно полезен этот стандарт будет для тех организаций, которые прошли сертификацию по стандартам ИСО "Система менеджмента качества", поскольку в ИСО 15489 имеются нормативные ссылки именно на эти стандарты.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Своевременность и актуальность настоящего стандарта очевидны. Давно назрела необходимость применения международных стандар¬тов при разработке национальных стандартов нашей страны, в т. ч. в области документационного обеспечения управления. Документирование управленческой деятельности имеет всеобщий характер и не может базироваться только на нормах, разработанных для государственных структур Российской Федерации, закрепленных в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по документационному обеспечению управления в федеральных органах исполнительной власти. Без применения международных стандартов невозможна интеграция в мировую экономику и развитие страны на уровне, присущем странам - членам Всемирной торговой организации.

Всесторонней поддержки и одобрения заслуживает деятельность научного коллектива ВНИИДАД по переводу международных стандартов, толкованию и адаптации терминов, разработке нормативно-методической базы для применения электронных документов. Значимость этой работы для российского делопроизводства огромна. Нормативные правовые акты по ДОУ, принимаемые в Российской Федерации, должны базироваться на нормах международных стандартов, что соответствует общетеоретическому положению о примате международных норм над национальными. Стандарты ИСО должны стать фундаментальной основой для российских нормативно-методических документов в области ДОУ.

Что вы можете сказать о дальнейших планах ВНИИДАД по подготовке других национальных стандартов?

М.В. Ларин, д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД

Если речь идет о планах подготовки других национальных стандартов на основе международных, то во многом они зависят от конечного результата по данному стандарту. В настоящее время ВНИИДАД является официальным переводчиком международного ' стандарта ИСО 23081 -1:2006 "Информация и документация. Процессы управления документами. - Метаданные для документов. Часть1: Принципы". Этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующих требованиям ИСО 15489 и, по сути, развивает его положения. Мы надеемся продолжить свою работу в сфере стандартизации и по названному стандарту, и в области современной терминологии ДОУ и архивов.

Особенного внимания требует проблема электронных документов, которые до сих пор не имеют четкой и однозначной нормативно-методической базы по их практическому использованию. По этому направлению ВНИИДАД планирует выпустить в свет ряд новых разработок, которые, мы надеемся, будут использоваться специалистами служб ДОУ в их работе.